Zbiorczy raport problemów z ksef

Początek 2026 roku (szczególnie luty i marzec) to dla polskich przedsiębiorców czas „ostrego startu” obowiązkowego KSeF. Z sygnałów płynących z forów użytkowników, grup wsparcia i komunikatów technicznych wynika, że problemy dzielą się na te systemowe (po stronie Ministerstwa Finansów) oraz specyficzne dla konkretnych programów.

Oto zestawienie najczęstszych problemów dla wymienionych przez Ciebie systemów:

1. Subiekt nexo (InsERT)

Użytkownicy nexo, jako systemu nowocześniejszego, radzą sobie relatywnie najlepiej, ale skarżą się na:

• Problemy z uwierzytelnieniem: Masowe błędy przy logowaniu tokenem. Rozwiązaniem często okazuje się ponowne nadanie uprawnień konkretnemu pracownikowi w Aplikacji Podatnika (nawet jeśli wcześniej miał je nadane zbiorczo).

• Synchronizacja statusów: Program czasem „nie widzi” nadanego już numeru KSeF, co blokuje możliwość edycji pola „Uwagi” (które po wysyłce powinno być zablokowane, ale w nexo bywa edytowalne, co budzi lęk przed niezgodnością z XML).

• Dublowanie faktur: Przy chwilowych przerwach w łączności program wysyła zapytanie dwukrotnie, co skutkuje odrzuceniem drugiej próby jako duplikatu (błąd struktury).

2. Subiekt GT (InsERT)

Starszy brat nexo boryka się z bardziej „sztywnymi” problemami:

• ❌ Problem rabatów (Krytyczny): Użytkownicy GT alarmują, że program wysyła do KSeF szczegółowe rabaty dla każdej pozycji. Nie ma opcji ich ukrycia ani zagregowania, przez co kontrahent widzi dokładnie Twoją politykę cenową (rabaty ujemne, dodatnie), co wcześniej na wydrukach PDF było ukrywane.

• Błędy 401 Unauthorized: Częściej niż w nexo występuje tu problem z wygasaniem sesji certyfikatu, co wymaga restartu modułu komunikacyjnego.

• Limit certyfikatów: Użytkownicy skarżą się na limit unieważniania certyfikatów (tylko 6 w miesiącu) – po kilku nieudanych próbach konfiguracji można zablokować sobie dostęp na 30 dni.

3. PC Market (Insoft)

W branży retail (sklepy) największe emocje budzi:

• Paraliż przy wydawaniu towaru: PC Market jest silnie zintegrowany z magazynem. Gdy KSeF „mieli” fakturę przez 2-3 godziny (częste w lutym 2026), system blokuje wydanie WZ lub zatwierdzenie dokumentu, co wstrzymuje logistykę.

• Błędy walidacji XSD: Program odrzuca faktury z powodu drobnych braków w polach opcjonalnych (np. brak numeru telefonu kontrahenta, który w KSeF nagle stał się problematyczny dla struktury XML).

4. izzyRest / S4H (Branża Gastro/Hotel)

Systemy te mają specyficzne problemy wynikające z charakteru pracy 24/7:

• Tryb Offline24: Restauracje pracujące w nocy często trafiają na okienka serwisowe MF (23:00–01:00). Problem polega na poprawnym oznaczeniu faktur wystawionych w trybie offline i ich późniejszym „dopchnięciu” do systemu – programy czasem gubią ciągłość numeracji przy powrocie do online.

• Brak załączników: Branża gastronomiczna (faktury zbiorcze dla firm za catering) cierpi przez brak możliwości dołączania specyfikacji do faktury KSeF. Użytkownicy muszą wysyłać specyfikacje mailem, co dubluje pracę.

5. Small Business (Symplex)

Użytkownicy tego programu to często osoby bardzo przywiązane do szybkości obsługi, dlatego narzekają na:

• Importy faktur kosztowych: Pojawiają się problemy przy „zaciąganiu” faktur zakupowych (np. z Eurocash czy innych hurtowni). Plik XML z KSeF zawiera często mniej danych (np. brak indeksów producenta) niż stary format wymiany danych, co wymusza ręczne dopisywanie towarów do bazy.

• Ręczne numery KSeF: Użytkownicy szukają sposobu na ręczne wpisanie numeru KSeF dla faktur otrzymanych mailem, czego program czasem nie ułatwia, wymagając pobrania pliku bezpośrednio przez API.

Zestawienie Zbiorcze Problemów 2026